MS Teams Meetings DSGVO-konform aufnehmen.
Digitale Consent-Management App, myConsent
für DSGVO-konformes aufnehmen von Meetings
in MS Teams. Integriert in MS Teams oder als
Web-Applikation.
Für externe und interne Teilnehmer.
Darf Ich das Meeting aufnehmen?
Einwilligungen digital erteilen und einsehen mit Hilfe der myConsent-App.
Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen rechtmäßig nicht erfolgen.
Mit myConsent gibt es nun endlich eine Lösung, wie diese Einwilligungen DSGVO-konform eingeholt und gemanaged werden können. Sowohl für Meetings intern, als auch mit externen Personen.
Dadurch werden Unternehmen in die Lage versetzt, die Features der neuen Arbeitsmittel auch endlich voll ausschöpfen zu können.
Schnell zur Hand
Flexibel erreichbar
myConsent kann auch über den Browser direkt erreicht werden. Nutzer:innen können von allen Endgeräten und zu jeder Zeit direkt ihre Zustimmungen und Ablehnungen tätigen und einsehen, um datenschutzkonforme Aufzeichnungen von Teams Meetings zu gewährleisten.
Exklusive Lösung.
Es gibt keine vergleichbare App auf dem Markt.
100% Transparent.
Alle Beteiligten können jederzeit sehen, ob ein Meeting aufgenommen werden darf oder nicht.
Anonym.
Abstimmungen erfolgen anonym und ohne Druck auf Teilnehmende auszuüben.
Ansichten
Listen- und Kalenderansicht.
myConsent stellt die Termine in einer schnell zu bedienenden Listen- und Kalenderansicht dar. Benutzer können zu jedem Termin und zu jeder Art von Consent Ihre Einwilligungen abgeben und auch wieder entziehen.
Anhand der Status-Anzeigen zu jedem Consent erfolgt der Vorgang für alle transparent. Jede eingeladene Person kann sehen, ob die Aufnahme erlaubt ist oder nicht.
Erst wenn alle Teilnehmer:innen zugestimmt haben, darf eine Aufnahme stattfinden.
Organisatormenü
Optionen für Organisatoren.
Meeting-Organisatoren können innerhalb der Termin-Kachel im Menü die Einwilligungen prüfen, Erinnerungen via Mail und Notification versenden und Consent von externen Teilnehmern anfragen.
Zudem sehen auch nur die Organisatoren in der Termin-Kachel wieviele Teilnehmer bereits abgestimmt haben, als Zahl.
Filtern
Nur das sehen, was man möchte.
Benutzer können die Ansicht in myConsent so filtern, dass für Sie nur relevante Termine erscheinen (z.B. Termine wo noch nicht abgestimmt wurde oder Termine wo man selber Organisator ist) und diese Einstellungen für das nächste Öffnen speichern.
Feature Highlights
Mobile- und Desktopansicht
Externen Consent managen
Verwalte Consents für Meetings mit externen Teilnehmern über die Web-Applikation.
Customize Consents
M365 Copilot Transkribierung
Verwalte Consents für die Verwendung von M365 Copilot in Teams Meetings – DSGVO-konform!
Integration in Outlook
F.A.Q.
Warum kann ich im Unternehmen Teams Aufzeichnungen auf einmal nur mit Einwilligungen durchführen?
Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen nicht erfolgen. Verstöße, sei es bei Kundenanrufen oder internen Meetings, können mit Bußgeldern belegt werden.
Ein Beispiel hierfür ist ein Bußgeld von 400.000€ für unerlaubte Aufzeichnungen von Kundenanrufen.
Insbesondere Teams als Service steht immer wieder im Fokus der Aufsichtsbehörden und wird auch bei möglichen Kontrollen stark unter die Lupe genommen.
Welche Risiken bestehen, wenn auf eine Einwilligungslösung verzichtet wird?
Zunächst liegt hier der klare Verstoß gegenüber DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) vor: „Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Einholen einer Einwilligung bzw. Aufzeichnen einer Teams-Session ohne Einwilligung.“ Dies kann zu Bußgeldern in Höhe von bis 20 Mio. € oder bei Unternehmen bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Oft vergessen wird hierbei aber ein anderer Straftatbestand. Nach § 201 StGB wird die Verletzung der „Vertraulichkeit des Wortes“ unter Strafe gestellt. Hiermit liegt bei jeder Aufzeichnung ohne Einwilligung also streng genommen ein Straftatbestand vor.
Dies kann zu einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden.
Ein drittes Risiko besteht im Hinblick auf die häufig geplante Einführung von Copilot M365. Es ist datenschutzrechtlich Konsens, dass im Rahmen eines PoC und insbesondere für den Full-Launch hierzu auch eine Einwilligung zur Nutzung von Copilot M365 eingeholt werden muss, da die KI nur mit dem Transkriptionsfeature funktioniert und dies wiederum ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt.
Es gibt doch schon eine Lösung von Microsoft. Reicht diese Lösung nicht aus?
Nein. Eine juristische Prüfung könnte ergeben, dass die von Microsoft implementierte Lösung den Straftatbestand nach § 201 StGB mitigiert. Gesichert ist aber, dass mit dieser Lösung keine DSGVO-konforme Einwilligung erhoben wird, wonach weiterhin das Risiko von Bußgeldern nach der DSGVO bestehen bleibt. Teams Meetings datenschutzkonform aufzuzeichnen ist somit nicht möglich.
Vor Gericht würde die über Microsoft erteilte Einwilligung wahrscheinlich nicht bestehen, da diese nicht die Bedingungen einer Einwilligung nach DSGVO Art. 7. DSGVO erfüllt. Dies gilt auch für das angekündigte Update von Microsoft (LINK) nun auch Einwilligungen für die Nutzung von Copilot/Transkription einzuholen.
Folgende Punkte sind nicht von Microsoft umgesetzt:
- Die Einwilligung wird einfach und unproblematisch dokumentiert und kann jederzeit ohne Aufwände nachvollzogen werden
- Die Einwilligung kann zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden
- Sie findet „informiert“ statt, d.h. es werden die nach DSGVO verpflichtenden Informationen ausgespielt
- Sie ist im Kontext des Meetings freiwillig und erfolgt ohne „Gruppendruck“
Kann Ich mit myConsent Teams Meetings datenschutzkonform aufzeichnen?
myConsent geht drei Schritte weiter, als die Lösung von Microsoft und stellt eine für Unternehmen einfach implementierbare und einfach verwaltbare Lösung zur Verfügung um datenschutzrechtskonforme Einwilligungen zu Teams-Aufzeichnungen, Transkriptionen in Meetings oder der Nutzung von Copilot M365 in Meetings zur Verfügung zu stellen.
Außerdem fließen in die Entwicklung von myConsent auch arbeitsrechtliche Anforderungen seitens Betriebsräte mit ein, weswegen z.B. die Einwilligungen Pseudonymisiert verarbeitet werden.
Es ist nicht davon auszugehen, dass Microsoft eine vollends datenschutzkonforme Lösung hierfür bereitstellt. Dazu müssten viele komplexe Anpassungen in der Admin-Suite von M365 vorgenommen werden, die es den Unternehmen ermöglichen Einwilligungen nachvollziehbar und schnell auffindbar zu speichern und individuelle Einwilligungserklärungen auszuspielen.
Microsoft verfolgt hier offensichtlich die Strategie des Minimalprinzips, um die Kundenanforderungen zumindest teilweise zu adressieren.
Teams Meetings datenschutzkonform aufzeichnen ist daher nur mit myConsent möglich.
In unserem Unternehmen gibt es keinen Betriebsrat, brauchen wir trotzdem so eine Lösung?
Die Aufzeichnungsfunktion in Teams-Meetings ist eine beliebte Funktion, welche nicht zuletzt aufgrund der steigenden Aufmerksamkeit von CopilotM365 nochmal mehr an Bedeutung gewinnt. Nun könnte man sich denken: „Naja, wenn ich keinen Betriebsrat habe, dann brauch ich ja hier nichts zu fürchten“.
Leider ist das zu kurz gedacht. Der Betriebsrat kümmert sich um Fragestellungen wie Mitarbeiterkontrolle bzw. Leistungs-und Verhaltenskontrolle. Insofern ist es tatsächlich korrekt, dass man zumindest die Durchführung einer Aufzeichnung in Team-Meetings oder die Nutzung von CopilotM365 in Teams nicht separat auf mögliche Formen der Leistungs-und Verhaltenskontrolle prüfen muss.
Doch müssen auch ohne Betriebsrat datenschutzrechtliche Standards nach der DSGVO eingehalten werden. Selbst bei Wegfall des „Kontrollgremiums Betriebsrat“ im Unternehmen, muss die andere Kontrollinstanz im Unternehmen namens „Datenschutzbeauftragter“ dafür sorgen, dass aus datenschutzrechtlicher Sicht die Privatsphäre des einzelnen Mitarbeiters gewahrt wird.
Es ist zu erwarten, dass die Aufsichtsbehörden zunehmend von ihrem Kontrollrecht bezüglich der Nutzung von M365 in Unternehmen gebrauch machen. Sollte dies soweit kommen, muss ein Unternehmen damit rechnen, dass es nicht nur mit Bußgeldern dafür sanktioniert wird, unzählige Meetingaufnahmen ohne Einwilligung durchgeführt zu haben. Damit liegt ein mehrfacher Verstoß gegen die DSGVO vor: Aufzeichnung ohne Einwilligung und die fehlende Meldung von Datenschutzvorfällen an die Aufsichtsbehörde.
Hier schließt myConsent die Lücke, um Teams Meetings datenschutzkonform aufzuzeichnen: Das Tool kann in kurzer Zeit im Unternehmen implementiert werden, speichert alle Einwilligungen und Widerrufe zuverlässig und pseudonymisiert. Es ist individuell konfigurierbar und hält alle wichtigen Datenschutz-Standards nach DSGVO ein. Insbesondere: Eine Aufzeichnung ist technisch erst nach Erhalt aller Einwilligungen möglich. Das gibt nicht nur Rechtssicherheit sondern auch Vertrauen.
Was kostet myConsent?
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